Как считать среднюю численность. Что это за показатель — средняя численность работников

Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры

Фото по теме

Для того чтобы предприятие могло эффективно использовать трудовые ресурсы, необходима система показателей, характеризующая качественные и количественные изменения в составе и структуре персонала. Количественная характеристика трудовых ресурсов организации измеряется показателями списочной и среднесписочной численности работников. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере.

Краткое пошаговое руководство

Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат.

Шаг - 1
Перед тем как приступить к расчету среднегодовой численности работников, учтите, что в списочный состав включаются все постоянные, временные и сезонные работники. При этом производится запись в трудовой книжке о приеме на работу. Каждый работник может быть в списочном составе только одного предприятия. В списочный состав включаются все работники, занятые и не явившиеся на работу по различным причинам (болезнь, отпуск и т.д.). Выполнив это, переходим к следующим действиям.

Шаг - 2
Кроме того, вы должны знать, что при расчете средней численности работников учитывается работа внешних совместителей. К ним относятся лица, которые состоят в списке другого предприятия, но выполняют работу в данной фирме по совместительству не более, чем на 0,5 ставки. В составе работников предприятия могут быть также лица, выполняющие работу по договорам. На время действия договора она считаются постоянными работниками и учитываются при расчете средней численности работников, не учитываются при определении среднесписочной. Выполнив это, переходим к следующим действиям.

В некоторых случаях предприятиям и ИП необходимо рассчитывать среднюю численность работников. Ежегодно до 20 января организации предоставляют данные о среднесписочной численности работников в ФНС. Средняя численность работников (СЧР) является одним из решающих критериев при получении некоторых льгот. К примеру, СЧР необходимо рассчитывать для получения возможности применять упрощенную систему налогообложения (для того, чтобы воспользоваться патентной системой средняя численность наемных работников у ИП не должна превышать 15 человек), для получения льгот по некоторым налогам или для получения дополнительных возможностей, на которые имеют право малые предприятия.

Средняя численность работников складывается из трех составляющих:

1. среднесписочная численность наемных сотрудников;
2. средняя численность сотрудников, работающих по совместительству;
3. средняя численность работников, задействованных на основании гражданско-правовых договоров.

Документы, регламентирующие расчет средней численности

Порядок расчета и применения такого показателя, как СЧР регламентируют следующие нормативные акты:

1. Указания по заполнению форм стат. наблюдения, утвержденные приказом Росстата № 428 от 28.10.2013 г.;
2. НК РФ;
3. закон № 209-ФЗ от 24.07.2007 г.;
4. ТК РФ;
5. письмо Минфина РФ №03-11-12/38 от 28.03.2013 г.

Какие категории работников включаются в расчет среднесписочной численности?

В расчете среднесписочной численности работников (ССЧР) учитываются все сотрудники, как те, что присутствовали на рабочем месте, так и те, кто отсутствовал по тем или иным причинам. В частности, в расчет принимаются работники, которые:

• присутствовали на рабочем месте полный день, в том числе и те, кто не исполнял свои обязанности из-за простоев;
• находились в командировках (в том числе и заграничных);
• находились на больничном (за исключением декретного больничного);
• выполняли государственные или общественные задачи вместо работы;
• исполняли свои обязанности в течение неполного рабочего дня (за исключением внешних совместителей);
• находились на испытательном сроке;
• находились в очередном отпуске или отпуске для получения образования и т.д.

Не включают в расчет ССЧР следующие категории сотрудников:

• сотрудники, совмещающие работу в нескольких организациях;
• персонал, работающий по гражданско-правовым соглашениям;
• сотрудники, не вышедшие на работу до момента истечения срока уведомления об увольнении;
• женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
• сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
• военнослужащие, проходящие службу в ВС РФ.

Расчет среднесписочной численности работников

Для того чтобы рассчитать ССЧР необходимо разделить численность персонала за каждый день на количество дней в расчетном периоде. При определении количества персонала за конкретный день необходимо учитывать все категории, которые включаются в ССЧР независимо от того, присутствовали они на работе или нет. При этом по-особому учитываются работники, которые исполняют свои особенности в течение сокращенного рабочего дня. В расчет их включают исходя из отработанного ими времени.

Пример: Сотрудник принят на должность с длительностью рабочего дня 6 часов. Его включают в расчет ССЧР в таком размере:

6 ч. / 8 ч. = 0,75 чел.;

При этом важно помнить, что если персонал перешел на сокращенный рабочий день по инициативе работодателя, то в расчет ССЧР следует включать полные единицы независимо от длительности их рабочего дня. Расчет ССЧР осуществляется по формуле:

сумма количества персонала за каждый день / число дней в расчетном периоде

Пример: В марте в течение 4 дней в компании работало 53 сотрудника, в течение 21 дня — 55 сотрудников и в течение 6 дней — 51 сотрудник. Расчет ССЧР будет выглядеть так:

(4*53 + 21*55 + 6*51) / 31 = (212 + 1155 + 306) / 31 = 53,96 чел.

ССЧР необходимо округлять до целого числа, следовательно, в нашем случае она составит 54 человека.

Расчет ССЧР за квартал выполняется на основании показателей всех месяцев, которые в него входят. А расчет ССЧР за год основывается на показателях каждого квартала, которые в него входят.

Пример: В январе ССЧР составила 50 человек, в феврале – 47 человек, а в марте – 54 человека. Среднесписочная численность за первый квартал составит:

(50 + 47 + 54) / 3 = 50,33 чел., поскольку результат необходимо доводить до целого числа, квартальная ССЧР округляется до 50 человек.

Поскольку расчет основывается на численности календарных дней, а предприятия, как правило, работают исходя из 5-дневной рабочей недели, в праздничные и выходные дни необходимо брать численность персонала за предшествующие им рабочие дни.

Расчет средней численности персонала

После расчета ССЧР необходимо определить СЧ внешних совместителей и сотрудников, выполняющих отдельные обязанности по гражданско-правовым соглашениям. Для расчета СЧ совместителей используют ту же методику, что и для персонала, работающего сокращенный день. То есть их участие рассчитывают пропорционально отработанному ими времени.

Расчет СЧР, работающих по ГП договорам, осуществляется из расчета целой единицы за каждый день на протяжении срока действия договора вне зависимости от того, когда такому персоналу выплачивалось вознаграждение. Среднюю численность вычисляют суммированием среднего количества работников каждой из указанных категорий.

Среднегодовая численность персонала (СЧП) – информация, которую ежегодно должна предоставлять государству любая организация. На основе полученных данных различные органы власти регулируют деятельность предпринимателя, прежде всего, в сфере налогообложения. Согласно законам РФ, несвоевременное предоставление подобной информации карается как минимум штрафом, поэтому важно понимать, как, когда и кому следует собирать подобные сведения, а также уметь правильно заполнять необходимые документы.

Среднегодовая численность работников нужна для формирования налогообложения и для сбора общегосударственной статистики.

Отчет нужно сдать до 24 января отчетного года. Но нужно учесть, что этот крайний срок может выпасть на выходной день, а несвоевременная подача чревата штрафом в размере от 3000 до 5000 рублей (ст. 119 НК РФ и ст. 13.19 КоАП РФ). Поэтому лучше отчитаться раньше срока.

Как рассчитать СЧП

Существуют некоторые нюансы, которые вам нужно учесть при расчете среднегодовой численности персонала вашей компании.

При подсчете следует исключить людей, которые не получают заработную плату (собственники предприятия), а также работников, которые проходят у вас ученическую практику. Также из обрабатываемых данных следует исключить сотрудников, которые проходят срочную военную службу, и сотрудниц, находящихся в декретном отпуске.

Для расчета вам потребуются следующие данные:

• Среднесписочное количество сотрудников организации.
• Данные о персонале, который был взят на работу в течение отчетного периода.
• Сведения о сотрудниках, которые работают на предприятии неполный рабочий день.

• Среднее количество людей, работающих неполный рабочий день.
• Среднее число сотрудников, которые проработали неполный год.

Рассмотрим расчет на примере. Допустим, среднесписочное число сотрудников – 100 человек. За отчетный период на предприятии проработало 3 человека на полставки весь год, а также 2 на тех же условиях, но только на протяжении 3 месяцев. Также руководитель организации принял на полную ставку 5 сотрудников. Двое из них работали 3 месяца и трое – 4 месяца.

На основе этих данных определяется СЧП:

100 + (3 × 0.5 × 12 + 2 × 0.5 × 3) / 12 + (2 × 3 + 3 × 4) / 12 = 100 + 4.5 + 1.5 = 106 человек.

Для получения среднестатистических сведений, которые используются только в работе самого предприятия, иногда применяют упрощенный вариант подсчета, имеющий довольно большой уровень погрешности. Например, известно, что в организации в январе числилось 55 человек, тогда как в декабре количество сотрудников достигло 73.

(55 + 73) / 2 = 64 человека.

Естественно, это приблизительный расчет, который нельзя использовать при предоставлении нужной информации в государственные структуры.

Из обрабатываемых данных следует исключить сотрудников, которые проходят срочную военную службу, и сотрудниц, находящихся в декретном отпуске.

Заполняем бланк для отчета

Для подачи сведений о среднегодовом количестве сотрудников организации используется специальный бланк КНД 1110018 .

Вы должны заполнить:

• ИНН – индивидуальный номер предпринимателя.
• КПП – код причины постановки на учет в налоговые органы (является дополнением к ИНН).
• Полное название налоговой организации, в которую предоставляется бланк, вместе с кодом.
• Название организации и ФИО владельца.
• Среднегодовое число сотрудников предприятия и дата, на момент которой были предоставлены сведения.

Среднегодовая численность персонала только на первый взгляд может показаться вам ненужной информацией. Налоговая и Росстат будут ждать от вас этот отчет, а если вы про него забудете или допустите ошибку, придется оплатить штраф. Внимательно следите за документацией своей компании и вовремя отчитывайтесь о своей деятельности.